Gestión ágil del cambio: Metodología, proceso y marco

El cambio es una parte inevitable de cualquier proyecto. El objetivo de utilizar la metodología ágil para gestionar los proyectos es ser receptivo y adaptarse bien al cambio. Aprenda la metodología, el proceso y el marco de trabajo para manejar el cambio en los proyectos usando Ágil.

El cambio es inevitable (y esperado)

Derek y su equipo crean diferentes programas para diferentes clientes, pero una cosa es siempre la misma: peticiones de cambio. Después de cambiar a la metodología Ágil, su equipo espera que estos se vuelvan menos frecuentes. Desafortunadamente, el cambio es inevitable, independientemente de la metodología del proyecto. El trabajo de Derek es ayudar a su equipo a entender que Ágil espera el cambio, pero busca responder a él de manera más efectiva.

Las solicitudes de cambio suelen proceder de la persona que solicitó el proyecto, conocida en Ágil como el Propietario del Producto, pero también pueden originarse por factores externos. Desde el Propietario del Producto, el cambio puede ocurrir porque el alcance total del proyecto original no fue comprendido en su totalidad. También podría deberse a algo tan simple como un cambio en las preferencias. Los factores externos que causan el cambio incluyen cosas como la influencia de otros interesados, cambios en el mercado o incluso requisitos legales. Independientemente de la fuente, Ágil no busca evitar el cambio sino responder a él.

La metodología de la gestión del cambio en Ágil se basa en la capacidad del equipo para identificar posibles cambios con mayor rapidez. Una forma de que esto ocurra es a través de pruebas. En el Ágil, el trabajo se desglosa en piezas más pequeñas y se desarrolla y prueba completamente en intervalos, conocidos como sprints. Esto significa que las pruebas se realizan en una fase temprana del proyecto y se repiten para que cualquier problema o fallo aparezca más pronto que tarde. Otra forma de que los cambios se identifiquen más pronto es a través de la retroalimentación del Propietario del Producto. Al final de cada sprint, los productos terminados se muestran al Propietario del Producto y a otras partes interesadas y se da retroalimentación. Al igual que las pruebas, esto ocurre antes en el proyecto y se repite, en lugar de una vez al final del proyecto.

Manejo de las solicitudes de cambio

Una vez que Derek y su equipo tienen las mismas expectativas sobre las solicitudes de cambio, pasa a cómo se abordan en Ágil. Confía en que el proceso de gestión del cambio ayudará a reducir el estrés y la frustración del equipo. Este proceso incluye la forma que toman las solicitudes de cambio y cuando las solicitudes de cambio son asumidas por el equipo.

En Ágil, las solicitudes de cambio toman la forma de otro trabajo de proyecto, que es una historia de usuario. Una historia de usuario es un trabajo de proyecto desglosado en tamaño y complejidad para ser desarrollado y probado completamente en un sprint. Una vez que las historias de usuario se llevan a un sprint, no deben cambiar. Esto protege al equipo y le permite invertir plenamente en su trabajo, así como comprometerse con confianza a asumir el trabajo para el sprint. Las solicitudes de cambio suelen estar relacionadas con una historia de usuario existente, pero se tratan como un elemento separado en lugar de modificar una historia de usuario existente.

Una vez que las solicitudes de cambio se escriben como nuevas historias de usuarios, se colocan en el atraso del sprint. Esta es la lista priorizada de historias de usuarios que se tomarán en futuros sprints. La clave está en los futuros sprints. En Ágil, las solicitudes de cambio no afectan a las historias de usuarios existentes y no se aceptan automáticamente de inmediato. Si una solicitud de cambio anula completamente el trabajo de una historia de usuario existente, el equipo puede optar por detener el trabajo actual, pero no se supone que vaya a asumir inmediatamente la nueva historia de usuario. Una vez más, esto protege el compromiso del equipo con el trabajo que va a completar.

Razones de la gestión del cambio

Una vez que Derek ayuda a su equipo a entender el proceso de gestión del cambio, se entusiasman más con el uso de Ágil y son más receptivos al cambio. Para completar el cuadro para ellos, aborda las razones detrás del proceso en Ágil. El marco de trabajo para la gestión del cambio en Ágil tiene dos propósitos. El primer propósito es identificar y rastrear los cambios. El segundo propósito es medir el impacto de los cambios o las compensaciones debidas a los cambios.

Cuando las solicitudes de cambio se tratan como un elemento de trabajo separado, pueden ser fácilmente identificadas y rastreadas. En lugar de editar los requisitos existentes y de tener que hacer referencia a algún tipo de historial, se crean historias de usuarios adicionales. La separación deja claro que se necesitaba algo más que la solicitud original. Esto ayuda a medir el rendimiento del equipo en relación con el compromiso asumido y también puede ayudar al propietario del producto a ver la aparición de solicitudes de cambio y a trabajar para reducirlas en el futuro.

No sólo es valioso identificar y rastrear los cambios, sino que también es importante medir la compensación. El impacto podría ser cualquier combinación de tiempo, costo, calidad y alcance. Siempre que se emprende un trabajo, siempre se hace en lugar de otra cosa. Una historia de usuario que se debe a una solicitud de cambio sustituye a otra historia de usuario, que, como mínimo, se retrasará en su terminación, si es que se completa. Es importante mostrar claramente la compensación debida a las solicitudes de cambio.